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Organiser son activité d’auto-éditeur en micro-entreprise

Comme un poisson dans l'eau

Lorsqu’on devient auto-éditeur et qu’on crée sa micro-entreprise, on n’est plus seulement salarié (si vous cumulez toujours cette activité avec celle de micro-entrepreneur) mais aussi ou surtout un entrepreneur avec des obligations.

Si vous commencez tout juste cette nouvelle aventure, pas de panique. Et si vous êtes déjà auto-éditeur depuis un bout de temps, voyez si vous ne pouvez pas améliorer encore davantage la planification de votre travail, ça ne fait pas de mal ! Rassurez-vous, dans tous les cas, si vous organisez au poil votre planning de la semaine 😄, tout en y ajoutant les Salons du Livre à programmer, rien ne viendra barrer votre route. Le fameux “Vous ne passerez pas !”  vous sera parfaitement étranger.

Afin de satisfaire à vos obligations patronales et organiser le reste de votre activité sans y perdre la tête et sans faire faillite, je vous propose ici quelques techniques de planification à partir de plusieurs points de vue.

La partie physique

Si vous travaillez en tant que micro-entrepreneur, vous avez dû déclarer une superficie de travail à domicile auprès des impôts. Il s’agit soit d’une pièce entière, soit, si vous devez la partager avec un autre membre de votre foyer, d’un bureau (sous-entendu meuble) sur lequel vous allez mettre en place tous vos documents et dossiers professionnels. Vous pouvez également louer ou acheter un local professionnel que vous utiliserez dans le cadre de votre activité (certaines personnes n’aiment pas travailler à domicile, car il n’y a pas vraiment de coupure entre le personnel et le professionnel puisque les deux sont liés H24). Attention toutefois au montant de vos impôts. Plus votre superficie de travail est grande, plus les impôts correspondants le seront aussi ! Sans compter les frais adjacents, parfois imposants, à la location ou à l’achat d’un bien immobilier.

Paysage du Vietnam
J’ai saisi “local” dans Pixabay pour “local de travail”, et voilà ce que j’ai trouvé. Étant donné que j’ai trouvé cette image très jolie, je l’ai finalement gardée  😃

Une fois votre espace de travail choisi et aménagé, il vous faut maintenant préparer des dossiers et les classer. En ce qui me concerne, je possédais déjà un module de classement, ce qu’on appelle dans le jargon bureautique des “porte-revues” dans lesquels je range mes dossiers de travail et des corbeilles à courrier. Il est également important d’organiser vos documents dans des dossiers. A titre d’exemple, j’ai crée les dossiers suivants : Micro-entreprise -les documents en rapport avec sa déclaration et tous ceux qui la concernent (extrait Kbis, déclaration d’affectation du patrimoine pour mon choix d’EIRL…), Banque (pour suivre mon activité bancaire professionnelle, je vous rappelle en même temps que depuis quelques années, il est obligatoire d’ouvrir un compte bancaire professionnel avec une micro-entreprise), Impôts (un gros morceau 🙃 mais rien d’inquiétant), Clôture des comptes, Salons du Livre (dossier dans lequel je place les copies des formulaires d’inscription, les règlements, les échanges de mail… année par année dans des pochettes séparées), Blog… Voyez ensuite, selon votre activité exacte, ce dont vous avez besoin.

Très important également, même si ce n’est pas très écologique, prévoyez une copie papier de tout ce que vous faites sur informatique. En effet, on ne sait jamais ce qui peut arriver, vous pouvez très bien subir l’attaque d’un virus informatique, si bien que vous serez content-e- de retrouver les homologues papier de vos documents informatiques perdus dans l’opération, et inversement, connaître un incendie, une inondation, un cambriolage… (dans tous les cas, je ne vous souhaite rien de tout cela, l’idée est seulement de protéger vos documents professionnels qui sont mine de rien très importants car vous êtes désormais micro-entrepreneur, vous avez donc des comptes à rendre aux administrations…, ce n’est pas rien), vous serez tout aussi soulagé-e- de retrouver vos documents informatiques. Et si jamais l’ingénieux cambrioleur avait eu l’idée de détruire ou de voler vos papiers, et de s’accaparer de surcroît votre ordinateur, il est préférable également d’avoir pensé en amont à enregistrer tous vos documents professionnels sur une clé USB que vous garderez près de vous ou que vous rangerez dans un endroit sûr. On n’est jamais trop prudents. Quant aux impressions de documents, afin de rester à peu près écologique, vous pouvez opter pour du papier à imprimante recyclé et de l’encre végétale.

 

Energie et développement durables
Avec votre activité professionnelle, vous allez imprimer beaucoup alors privilégiez le recyclable. Les arbres vous remercieront ! 🔄

Sur votre espace de travail, vous aurez aussi, bien entendu (je ne vous apprends rien 💡), un ordinateur de bureau ou portable, ou même les deux pour pouvoir travailler lorsque vous serez en déplacement sur les Salons du Livre par exemple, éventuellement une imprimante, du papier imprimante et une ou plusieurs cartouches d’encre noire et couleur d’avance (il serait dommage de tomber en panne de stock lorsque vous avez des documents importants à imprimer), mais aussi les petits articles de bureau tels qu’un pot à crayon (le mien est quasiment rempli à craquer entre les stylos, les crayons, les surligneurs, une règle, une agrafeuse et des recharges d’agrafes, une paire de ciseaux, un taille-crayon…, c’est l’un de mes péchés mignons depuis longtemps 😊) ou encore une corbeille à papier. Libre à vous ensuite de rajouter d’autres éléments selon vos besoins, vos envies, vos préférences.

Étant donné que mon bureau me sert aussi d'”outil personnel”, j’ai crée deux dossiers dans mon ordinateur (à usage unique pour le pro et le perso, c’est le cas de le dire) : un dossier Pro et un dossier Perso dans lesquels je décline d’autres dossiers, les documents correspondants… Quant à la partie papiers personnels, elle ne se trouve pas sur mon bureau avec mes documents professionnels mais dans une petite bibliothèque à part, non loin de mon bureau mais vraiment séparée de la partie professionnelle de mon activité. Libre à vous de voir comment vous pouvez vous organiser au mieux (pourquoi pas ne pas avoir un deuxième bureau où stocker vos documents personnels ainsi qu’un deuxième ordinateur rien que pour cette partie, selon vos moyens et la place dont vous disposez).

Le service administratif

Et oui, en tant que micro-entrepreneur, il faut aussi s’acquitter de tout ce qui est “paperasse”. Non, j’avoue, c’est un terme péjoratif et inquiétant alors qu’en fait, il n’y a rien d’extraordinairement compliqué. Pour moi qui ai suivi des études dans le secrétariat, c’est même une partie de plaisir ☺.

 

Organisation de bureau
Oui oui, c’est un bon exemple (en partie)

Ensuite, ce “service administratif” dépend des activités annexes que vous avez développées avec l’auto-édition. Par exemple, si vous possédez un blog ou un site web avec une boutique en ligne pour y vendre vos romans, nouvelles et, accessoirement si vous en avez prévu, des goodies (stylo, porte-clé, clé USB… avec votre “marque”), vous devrez mettre en place une facture à joindre aux articles à envoyer ou à faire parvenir par mail avant ou pendant l’envoi. Il existe là aussi quelques obligations pour un micro-entrepreneur. Généralement (sauf rares cas), celui-ci est exonéré de la TVA. Il faut donc l’indiquer sur la facture par la mention TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Selon votre situation, vous aurez peut-être à ajouter également Dispensé-e- d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers. Renseignez-vous bien pour savoir si celle-ci doit figurer sur la facture ou non, tout comme la première.

De mon côté, même si ma boutique en ligne n’est pas encore opérationnelle, j’ai déjà anticipé la création de la facture que j’utiliserai plus tard. Je l’ai transformée en facture type et je vous la propose afin de vous aider dans la création de la vôtre que vous personnaliserez à votre façon. Il s’agit là d’une facture au format tableur, créée sous version OpenOffice Calc mais elle doit également normalement s’ouvrir avec LibreOffice, et éventuellement avec Microsoft Excel (je n’ai pas le logiciel donc si vous pouvez essayer, faites-le-moi savoir), que vous pourrez modifier à votre guise ou bien repartir carrément de zéro à partir de cette base, ou non. Vous êtes le maître à bord alors c’est vous qui voyez ! Par exemple, vous pouvez tout aussi bien mettre vos coordonnées en bas de page, changer de couleur, ou ne pas en mettre du tout. Personnellement, j’ai mis du bleu car le bleu et le noir sont les couleurs principales de mon blog (rapport avec le fantastique et la science-fiction, genres qui sont souvent représentés avec du bleu et du noir). Vous pouvez aussi prévoir une “facture-email”, comme cela se fait beaucoup, en la créant au format html. N’étant pas assez à l’aise dans ce domaine (voire pas du tout, autant dire les choses comme elles sont 😛), j’ai préféré passer mon tour et créer une facture tableur à transmettre en pièce jointe au format PDF par mail ou par courrier avec le roman (je privilégie de préférence le mail pour éviter le gaspillage de papier). Enfin, vous êtes tenu-e- de conserver une copie des factures transmises sur un support durable.

En plus de la facture, vous aurez également à prévoir des mails type pour confirmer une commande avec son détail, confirmer l’annulation d’une commande avec remboursement ou non (prévoir deux mails type pour ces deux cas), refuser une commande (pour défaut de stock ou pour fonds insuffisants, par exemple)… Essayez d’envisager tous les cas qui pourraient vous arriver. Si vous travaillez avec WordPress, vous trouverez des plugins de boutique en ligne, comme WooCommerce (que j’ai choisi) qui peuvent éventuellement vous proposer une option de mails type, à modifier à votre convenance, qui seront envoyés automatiquement à chaque nouvelle commande, demande d’annulation… Certaines peuvent aussi vous générer une facture différente pour chaque commande. C’est très pratique et cela vous facilite grandement la vie. N’oubliez pas qu’en tant que micro-entrepreneur, vous avez pas mal de responsabilités donc si vous pouvez alléger votre travail de quelque façon que ce soit, foncez !

Plumes de paon
Votre travail aussi léger qu’une plume et aussi superbement réalisé que les détails de la roue d’un paon (on peut toujours rêver, non ? 😍)

Si vous êtes justement dans le cas du développement d’un blog, vous avez aussi des obligations : établir des mentions légales, des Conditions Générales de Vente (si vous ouvrez une boutique en ligne) ainsi qu’un plan du site à mettre en ligne sur votre blog/site web et à rendre accessibles aux internautes facilement. Il est également nécessaire d’indiquer le nom de votre société et votre adresse, soit en pied de page, soit dans les mentions légales (soyons honnêtes, peu d’internautes les lisent, moi la première), soit à la fois en pied de page et dans les mentions légales. Nous verrons éventuellement ces obligations plus en détails dans un prochain billet.

Chaque jour, en fonction de vos ventes et de vos dépenses, vous devrez tenir à jour un livre-journal des recettes et un registre des achats, ou bien les deux combinés tout-en-un (j’ai trouvé un livre chronologique des recettes + registre des achats sur Internet, regroupés dans un seul et même cahier, c’est à mon sens plus pratique que d’en posséder deux différents), ou encore remplir un tableur sur informatique. A ce titre, vous pourrez trouver sur Internet des tableurs déjà tout prêts qu’il ne reste plus qu’à remplir. J’en avais déniché au moins deux lorsque j’étais partie à la pêche aux informations en ligne. Puis, finalement, j’ai décidé de rester classique et de remplir manuellement le registre des recettes et des achats que j’ai acheté à cette fin.

En résumé, si vous ne possédez pas un blog/site web où mettre en vente vos romans mais qu’à la place vous les mettez à disposition sur la librairie en ligne de votre imprimeur (lorsqu’il en possède une) ou sur les plateformes de vente en ligne (Amazon, Fnac…), vous n’avez normalement rien de plus à faire que de remplir votre tableur ou votre registre des recettes et des achats dès que vous recevez vos royalties (c’est le montant qui vous revient après la vente de vos romans) ou que vous effectuez une dépense (achat de romans papier, de fournitures pour votre bureau, dépenses en terme de déplacement et logement pour les Salons du Livre…).

Vous pouvez, toutefois, mettre en place des publicités papier, notamment sur vos stands aux Salons du Livre : une ou deux affiches, des flyers de présentation de vos romans… Pour de plus amples précisions, vous pouvez aller ou retourner jeter un coup d’œil à mon article Promouvoir son roman : une étape incontournable et décisive.

La déclaration de chiffre d’affaires et la clôture des comptes

Lorsque vous avez lancé les formalités de création de votre micro-entreprise, on vous a demandé à ce moment-là si vous souhaitiez déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement. En fonction de ce choix, vous devez soit remplir le document de déclaration que vous enverra chaque mois ou tous les trois mois le service des impôts dont vous dépendez, soit déclarer votre chiffre d’affaires en ligne (par exemple sur le portail Net Entreprises où vous vous êtes peut-être inscrit-e-, ou encore sur le site de l’URSSAF, selon votre activité).

Lors de la création de votre micro-entreprise, vous avez peut-être également dû choisir la date de clôture annuel de vos comptes. A cette date, vous devrez donc avoir produit les états financiers de votre activité, année par année. Je n’en suis pas encore là, puisque la date de clôture de mes comptes est au 30 mars. Je modifierai donc cet article, ou en préparerai un nouveau, dès que je serai passée par là.

A titre d’exemple : mon emploi du temps hebdomadaire

Puisqu’il n’y a parfois rien de mieux que des exemples illustrés, je vous offre avec plaisir l’emploi du temps hebdomadaire (plus les tâches mensuelles et annuelles) que j’ai élaboré avec mon activité d’auto-éditrice. Évidemment, le vôtre pourra être radicalement différent, notamment si vous n’avez pas de blog à gérer. Cliquez ici pour le télécharger. Je tiens toutefois à vous préciser que je ne réalise pas tous les jours ce que j’ai indiqué quotidiennement. Par exemple, en l’absence de mails reçus, je ne peux pas les traiter. De même, si je n’ai pas le temps, je ne vais pas faire un tour sur les réseaux sociaux le matin. D’autres fois, si je suis en avance sur la réalisation de la vidéo et sur la rédaction de l’article de la semaine, je peux m’octroyer une journée entière de rédaction de romans (le pied ! 😄). Quant au dimanche, j’ai noté Repos ????. Je vous explique pourquoi. Si je suis vraiment lancée dans la rédaction d’un article ou la réalisation d’une vidéo, ou si je déborde d’inspiration pour un prochain roman, je n’hésiterais pas une seule seconde à travailler également une grande partie du dimanche. C’est ce qu’on appelle la passion ! ❤

Conclusion

Si vous organisez bien votre activité d’auto-éditeur en micro-entreprise, vous verrez que rien n’est insurmontable ou compliqué. De plus, dès que tout sera en place et que vous aurez pris le coup de main, tout deviendra beaucoup plus facile !

J’espère avoir pu faire le tour de tout. En effet, et pour reprendre un peu la première partie de ce billet, j’ai eu récemment des problèmes de virus informatiques. Et je peux vous dire que retrouver à la sortie ses fichiers sur clé USB et ses documents papier intacts, c’est rassurant ! Il se peut néanmoins que dans la précipitation de rédiger cet article (j’ai pris du retard à cause de cet ennui informatique), j’ai oublié de mentionner quelques points importants. Dans ce cas, et comme d’habitude, je vous invite à me laisser en commentaires des éléments supplémentaires importants auxquels je n’aurai pas pensé. Je les rajouterai avec plaisir à l’article ultérieurement.

Le tueur du film "Scream" assis à un bureau
😂

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